Spis mienia bywa traktowany jak formalność „na później”. To błąd, który potrafi kosztować realne pieniądze: od proporcji zapisanej w spisie mienia zależy, czy świadczenia dla najbliższych będą zwolnione z PIT. Poniżej komplet zasad — czym jest spis mienia, co musi zawierać, jak go aktualizować i jakie błędy najczęściej wychodzą podczas audytów fundacji.
Czym jest spis mienia i kto go prowadzi (art. 27 u.f.r.)
Spis mienia to dokument, w którym fundacja rodzinna ewidencjonuje mienie wniesione do fundacji — na pokrycie funduszu założycielskiego (minimum 100 000 zł) i każde późniejsze. Zasady wynikają wprost z art. 27 ustawy o fundacji rodzinnej: spis sporządza fundator przy wnoszeniu mienia na fundusz założycielski, a następnie zarząd ma obowiązek go aktualizować przy każdym kolejnym wniesieniu. Forma pisemna; ustawa nie przewiduje urzędowego wzoru.
Co musi znaleźć się w spisie mienia
- Kto wniósł mienie — fundator (każdy z osobna, jeśli jest ich kilku) albo inna osoba; przy mieniu wniesionym przez małżonków z majątku wspólnego trzeba rozstrzygnąć, kto formalnie jest wnoszącym.
- Rodzaj prawa majątkowego — środki pieniężne, udziały i akcje, nieruchomości, przedsiębiorstwo itd.
- Wartość mienia — według stanu i cen z chwili wniesienia.
- Wartość podatkowa — odrębna pozycja, istotna przy późniejszym zbywaniu składników przez fundację.
Najważniejsza liczba w spisie to proporcja: jaki procent mienia wniósł każdy fundator (i osoby spoza tego grona). Ta proporcja przekłada się bezpośrednio na opodatkowanie świadczeń dla beneficjentów.
Dlaczego proporcja ze spisu decyduje o PIT beneficjentów
Świadczenie z fundacji rodzinnej jest zwolnione z PIT u beneficjenta z najbliższej rodziny fundatora (tzw. grupa zerowa: małżonek, dzieci, wnuki, rodzice, rodzeństwo…) — ale tylko w proporcji odpowiadającej mieniu wniesionemu przez „jego” fundatora, wynikającej właśnie ze spisu mienia.
Przykład. Do fundacji wnieśli mienie: fundator 80% i jego wspólnik (osoba niespokrewniona z rodziną fundatora) 20%. Syn fundatora otrzymuje świadczenie 100 000 zł. Zwolnione z PIT jest 80 000 zł; od pozostałych 20 000 zł syn zapłaci PIT 15% — czyli 3 000 zł. Gdyby jedynym wnoszącym był fundator, całe świadczenie byłoby wolne od PIT. Jedna pozycja w spisie mienia — 3 000 zł różnicy przy każdej takiej wypłacie.
Jak aktualizować spis mienia
- Każde wniesienie mienia po utworzeniu fundacji (dokapitalizowanie, darowizna mienia do fundacji) wymaga wpisu — odpowiada za to zarząd.
- Do spisu nie wpisuje się majątku, który fundacja wypracowała sama (zyski z najmu, dywidendy, odsetki) — ewidencjonuje się wyłącznie mienie wniesione.
- Przy kilku fundatorach warto po każdej aktualizacji przeliczać proporcje i archiwizować poprzednie wersje — to one bronią rozliczeń w razie kontroli.
Najczęstsze błędy wychodzące w audytach
- Spis sporządzony przy rejestracji i nigdy nieaktualizowany — mimo kolejnych wniesień.
- Brak wartości podatkowej składników — problem odroczony do momentu ich sprzedaży.
- Wpisywanie do spisu zysków wypracowanych przez fundację (zawyża proporcje i fałszuje podstawę zwolnień).
- Nierozstrzygnięty status mienia z majątku wspólnego małżonków, gdy fundatorem jest tylko jedno z nich.
- Rozjazd między spisem mienia a sprawozdaniem finansowym i statutem.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy spis mienia składa się do KRS albo urzędu skarbowego?
Nie — to dokument wewnętrzny fundacji. Trzeba jednak być gotowym okazać go na żądanie organów, a jego treść musi być spójna ze sprawozdaniami i statutem.
Czy zyski wypracowane przez fundację wpisuje się do spisu mienia?
Nie. Spis obejmuje wyłącznie mienie wniesione do fundacji. Majątek wypracowany przez fundację (czynsze, dywidendy, zyski ze zbycia) pozostaje poza spisem.
W jakiej formie prowadzić spis mienia?
W formie pisemnej. Ustawa nie narzuca wzoru — w praktyce sprawdza się tabela: wnoszący, data, rodzaj prawa, wartość z chwili wniesienia, wartość podatkowa, proporcja po aktualizacji.
Kto odpowiada, jeśli spis nie był aktualizowany?
Obowiązek aktualizacji ciąży na zarządzie fundacji. Nieaktualny spis to ryzyko sporu o proporcję zwolnienia z PIT przy świadczeniach i zarzutów wobec zarządu.
Sprawdź spis mienia w swojej fundacji
Weryfikacja spisu mienia — kompletności, wartości podatkowych i proporcji — to stały element przeglądu fundacji rodzinnej. Jeśli fundacja działa już jakiś czas, a spis nie był ruszany od rejestracji, dobry moment na porządki jest właśnie teraz — przed kolejną wypłatą świadczeń. Szczegóły usługi: spis mienia w fundacji rodzinnej, szerszy kontekst: przewodnik po fundacji rodzinnej 2026.
Kancelaria prowadzi przeglądy i audyty fundacji rodzinnych z biura w Bydgoszczy (ul. Garbary 2E) oraz w pełni online dla klientów z całej Polski. Pierwsza 15-minutowa rozmowa jest bezpłatna — wystarczy wybrać termin w kalendarzu.
Roczny przegląd spisu mienia powinien być standardową procedurą każdej dobrze prowadzonej fundacji rodzinnej. Wykrywa luki wcześnie i pozwala je uzupełnić bez stresu kontroli.