Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie obowiązkowo od lutego 2026 r. dla największych podatników. Każda faktura sprzedażowa musi być wystawiona w KSeF. Każda faktura zakupowa — odebrana. Spółka, która nie jest gotowa, ryzykuje karami i zatrzymaniem fakturowania.
Co zarząd powinien sprawdzić — 7 punktów
1. Kto ma uprawnienia do KSeF
Standardowo: osoba uprawniona do reprezentacji spółki (zarząd) ma uprawnienia podstawowe. Może je delegować na pracowników (księgowa, dyrektor finansowy). Trzeba mieć udokumentowane, kto ma jakie uprawnienia.
2. Proces wystawiania faktur
Czy spółka wystawia faktury bezpośrednio w KSeF, czy przez integrację z systemem księgowym? W obu przypadkach — kto, kiedy, jak długo zajmuje wystawienie.
3. Tryb awaryjny
Co robi spółka, gdy KSeF jest niedostępny (planowana lub nieplanowana awaria)? Procedura wystawiania faktur w trybie awaryjnym i ich późniejszego przekazania do KSeF.
4. Faktury zakupowe
Czy spółka prawidłowo odbiera faktury zakupowe z KSeF i poprawnie je księguje? Ważne dla rozliczeń VAT — możliwość odliczenia VAT zależy od poprawnego odebrania faktury.
5. Korekty i faktury nietypowe
Procedura wystawiania faktur korygujących, duplikatów, not księgowych. KSeF ma swoją logikę — nie każda korekta wygląda tak, jak na fakturze papierowej.
6. Integracja z biurem rachunkowym
Czy biuro rachunkowe ma dostęp do KSeF spółki? Czy proces księgowania faktur jest spójny?
7. Szkolenia zespołu
Czy osoby wystawiające faktury (handlowcy, asystenci) wiedzą, jak działa KSeF? Czy są świadome ograniczeń?
Idealny moment na audyt gotowości KSeF to 3-6 miesięcy przed obowiązkowym terminem. Trzeba mieć czas na poprawki, szkolenia, ewentualną zmianę systemu księgowego. Zarząd, który dowiaduje się o problemach w lutym 2026, ma już bardzo mało opcji.