Odpowiedzialność solidarna nabywcy: VAT a usługi niematerialne

Od 1 stycznia 2027 r. odpowiedzialność solidarna w VAT obejmie usługi niematerialne wskazane w nowym wykazie, m.in. programistyczne, księgowe i reklamowe. Nie oznacza to automatycznej zapłaty podatku za kontrahenta. Znaczenie mają rodzaj usługi, okoliczności zakupu, wartości faktur i sposób zapłaty.

Zakup strony internetowej, wdrożenia oprogramowania czy kampanii reklamowej zwykle kończy się odbiorem prac i opłaceniem faktury. Dla przedsiębiorców kupujących usługi niematerialne nowe przepisy oznaczają dodatkowo potrzebę sprawdzenia zakresu usługi, wartości zakupów i zasad płatności. Poradnik wyjaśnia, kiedy zaległość usługodawcy może obciążyć klienta oraz jak ograniczyć to ryzyko bez nadmiernej biurokracji.

Stan prawny sprawdzony na 6 października 2026 r. Tekst omawia ogłoszone przepisy dotyczące zmian od 2027 r.

Czym jest odpowiedzialność solidarna w VAT?

Solidarna odpowiedzialność w VAT to odpowiedzialność nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy w zakresie konkretnej transakcji. Po spełnieniu ustawowych warunków nabywca może odpowiadać razem z usługodawcą za jego niezapłacony podatek. Zapłacenie całej faktury kontrahentowi samo w sobie nie zamyka tego ryzyka.

Odpowiedzialność nie obejmuje jednak wszystkich długów podatkowych kontrahenta. Nowe brzmienie art. 105a ustawy o VAT odnosi odpowiedzialność do części podatku proporcjonalnie przypadającej na usługę wykonaną na rzecz nabywcy. Nie chodzi więc o cudzy CIT, PIT ani o VAT od sprzedaży innym klientom.

Nowelizacja ustawy o VAT rozszerza dotychczasowe zasady dotyczące określonych towarów na usługi wymienione w nowym załączniku nr 16 do ustawy o VAT. Odpowiedzialność solidarna nabywcy może więc dotyczyć także zwykłych zakupów związanych z rozwojem firmy, nie tylko obrotu towarami takimi jak paliwo czy stal.

Podstawa: art. 1 pkt 22 ustawy z 4 września 2026 r., Dz.U. poz. 1270.

Jakie usługi niematerialne obejmuje załącznik nr 16?

Lista usług niematerialnych podlegających odpowiedzialności solidarnej jest zamknięta. Nie obejmuje każdej faktury za pracę specjalisty. Wykaz opiera się na symbolach PKWiU, czyli Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. Sama nazwa branży lub ogólny opis „obsługa firmy” nie wystarczą do prawidłowej kwalifikacji.

Do celów VAT do 31 grudnia 2027 r. stosuje się PKWiU 2015, mimo wprowadzenia PKWiU 2025 od 2026 r. — powyższe symbole należy więc sprawdzać w klasyfikacji z 2015 r. Podstawa: § 2 rozporządzenia w sprawie PKWiU, Dz.U. z 2025 r. poz. 1829.

W praktyce warto przyjrzeć się m.in. zakupom od agencji reklamowej, firmy programistycznej, biura rachunkowego czy podmiotu zajmującego się rekrutacją. Za każdym razem trzeba jednak porównać konkretne usługi niematerialne z klasyfikacją. Nie każda usługa informatyczna należy do tej samej grupy. Także usługi doradcze i zarządcze wymagają kwalifikacji według rzeczywistego zakresu prac, a nie nazwy wykonawcy.

Wykaz znajduje się na stronie 20 ogłoszonej nowelizacji. To załącznik nr 2 do nowelizacji, który w ustawie o VAT staje się załącznikiem nr 16.

Kiedy nabywca odpowiada za niezapłacony VAT?

Kluczowa jest wiedza nabywcy w momencie świadczenia usługi. Ustawa mówi o sytuacji, w której nabywca usługi „wiedział lub miał uzasadnione podstawy” do przypuszczenia, że całość lub część VAT od tej transakcji nie trafi do urzędu skarbowego.

Sama późniejsza informacja, że usługodawca nie zapłacił podatku, nie oznacza automatycznie odpowiedzialności jego klientów. Tak samo duża faktura nie jest dowodem nierzetelności. Trzeba zbadać warunki transakcji oraz ustawowe wyłączenia.

Jakie okoliczności mogą wskazywać na ryzyko podatkowe?

Nowe przepisy wskazują na warunki odbiegające od zwykle spotykanych przy takich usługach. Wprost wymieniają cenę niższą od wartości rynkowej bez uzasadnienia ekonomicznego. Dlatego atrakcyjny rabat warto umieć wyjaśnić: mniejszym zakresem prac, stałą współpracą albo inną rzeczywistą przyczyną.

Praktycznym powodem do dodatkowych pytań może być także brak konkretnego zakresu zlecenia, niemożność ustalenia wykonawcy lub brak przekonujących śladów wykonania prac. To wskazówki organizacyjne, nie lista sytuacji, w których urząd automatycznie obciąży nabywcę cudzym podatkiem.

Przepisy przewidują również wyłączenie, gdy powstanie zaległości nie wiązało się z udziałem usługodawcy w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu uzyskania korzyści majątkowej. Dodatkowo art. 105a ust. 4 pozwala wykazać, że nietypowe okoliczności lub warunki nie miały wpływu na niezapłacenie podatku. Ciężar udowodnienia braku tego wpływu spoczywa na nabywcy korzystającym z tego wyłączenia. Dlatego warto zachować dokumenty wyjaśniające rabat i warunki współpracy. Sama zaległość i celowe nierzetelne rozliczenie to różne sytuacje.

Jak liczyć progi 15 000 zł i 50 000 zł?

Wyłączenie kwotowe dotyczy nabycia usług udokumentowanego fakturą, której kwota należności ogółem jest poniżej 15 000 zł brutto. Nie działa jednak, gdy łączna wartość tych usług kupionych od jednego usługodawcy w danym miesiącu przekroczy 50 000 zł netto.

Istotne są trzy szczegóły: pierwszy próg dotyczy całej faktury i kwoty brutto, drugi dotyczy miesięcznej wartości usług bez VAT, a sumowanie odbywa się dla jednego kontrahenta. Nie sumuje się w tym celu wszystkich usług kupionych od różnych firm. U jednego usługodawcy sumuje się natomiast różne usługi z załącznika nr 16, np. księgowość i doradztwo związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Limit nie jest osobny dla każdego rodzaju usługi ani symbolu PKWiU.

Brak wyłączenia kwotowego nie oznacza jeszcze, że nabywca odpowiada za usługodawcę. Nadal liczą się przesłanki odpowiedzialności, w tym wiedza nabywcy, okoliczności transakcji oraz inne wyłączenia, np. zapłata w MPP.

Przykład: kilka faktur za usługi reklamowe

Przykład hipotetyczny: spółka kupuje od jednej agencji pięć usług reklamowych w tym samym miesiącu. Każda kosztuje 11 000 zł netto, a przy przyjętej w przykładzie stawce VAT 23% faktura wynosi 13 530 zł brutto. Łącznie zakupy wynoszą 55 000 zł netto.

Każda faktura jest poniżej 15 000 zł brutto, ale suma przekracza 50 000 zł netto. Spółka nie może więc oprzeć się na wyłączeniu dla małych faktur. Nie oznacza to automatycznego obowiązku zapłaty VAT za agencję. Oznacza, że sam rozmiar pojedynczych faktur nie daje opisanej ochrony.

Gdyby takie same zakupy obejmowały cztery usługi, suma wyniosłaby 44 000 zł netto. Przy tych założeniach miesięczny próg nie byłby przekroczony. Dla porównania, jedna faktura na 44 000 zł netto nie spełniałaby warunku poniżej 15 000 zł brutto. Liczba dokumentów nie zastępuje więc sprawdzenia obu progów.

Podstawa: nowe brzmienie art. 105a ust. 3 pkt 7, wprowadzone przez nowelizację, strona 5.

Do którego miesiąca przypisać usługę?

Nowy przepis mówi o usługach nabytych w danym miesiącu, ale nie wskazuje wprost, czy o ich przypisaniu decyduje data wykonania, powstania obowiązku podatkowego czy wystawienia faktury. To kwestia wymagająca wyjaśnienia, szczególnie przy usługach ciągłych i rozliczeniach na przełomie miesięcy. Nie należy automatycznie przyjmować miesiąca z daty faktury. Warto ewidencjonować daty i okresy rozliczeń, a sposób przypisania uzgodnić z osobą odpowiedzialną za podatki, w razie potrzeby korzystając z doradztwa podatkowego. Opisany dalej przepis przejściowy rozstrzyga wejście w nowe zasady od 2027 r., nie wyjaśnia jednak sam w sobie miesięcznego sumowania.

Jak przeliczyć fakturę w walucie obcej?

Do przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady służące określeniu podstawy opodatkowania VAT. Nie można więc dowolnie przyjąć kursu z dnia przelewu. W zestawieniu zakupów warto zapisać przyjęty kurs i podstawę jego zastosowania, żeby można było odtworzyć wyliczenie limitów.

Czy split payment chroni przed odpowiedzialnością?

Tak. Zapłata za usługę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, czyli MPP lub split payment, jest wyłączeniem odpowiedzialności przewidzianym w art. 105a ust. 3 pkt 6. To konkretna podstawa ochrony, a nie tylko dowód ostrożności przedsiębiorcy.

Starsze publikacje zawierają zapowiedź ograniczenia tej ochrony: Senat usunął jednak zastrzeżenie odsyłające do art. 108c ust. 3 i nie ma go w ogłoszonej ustawie. Zmianę dokumentuje poprawka nr 5 w druku senackim 787 A; ostateczne brzmienie zawiera art. 1 pkt 22 nowelizacji.

Mechanizm podzielonej płatności polega na rozdzieleniu płatności: kwota VAT trafia na rachunek VAT usługodawcy, a część netto na jego rachunek rozliczeniowy lub jest rozliczana osobno. Płatność wymaga użycia odpowiedniego komunikatu przelewu w banku. Wpisanie słów „split payment” w tytule zwykłego przelewu nie zmienia go w płatność MPP.

Czy MPP można zastosować do faktury w euro?

Tak, jeśli faktura wykazuje VAT, ale sam przelew MPP wykonuje się wyłącznie w złotych. Przy fakturze w euro kwotę netto można zapłacić osobno w euro, a cały VAT w PLN komunikatem MPP. W takim komunikacie zarówno jako kwotę brutto przelewu, jak i kwotę VAT wskazuje się kwotę płaconego podatku. Zwykły przelew walutowy nie zapewnia wyłączenia z art. 105a ust. 3 pkt 6. Faktury bez wykazanego VAT nie można rozliczyć w MPP. Wynika to z ogólnych zasad art. 108a, a nie z nowelizacji na 2027 r.; zasady te opisuje również poradnik Ministerstwa Finansów o MPP.

Czy usługi niematerialne będą objęte obowiązkowym MPP?

Samo wpisanie usługi do załącznika nr 16 nie ustanawia obowiązkowego split payment. Art. 108a ust. 1a dotyczy płatności za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT i wiąże obowiązek m.in. z kwotą należności ogółem na fakturze przekraczającą 15 000 zł. Przy usługach z nowego wykazu dobrowolny MPP może natomiast służyć ochronie przed odpowiedzialnością solidarną.

To ważne także dla usługodawcy. Jeżeli klient chce płacić w MPP, strony powinny wcześniej ustalić rachunek umożliwiający przyjęcie takiego przelewu i sposób rozliczeń.

Czy kompensata daje ochronę taką jak MPP?

Nie. Przy rozliczeniu całej faktury przez potrącenie wzajemnych należności nie dochodzi do zapłaty w MPP, więc wyłączenie z art. 105a ust. 3 pkt 6 nie działa. Nie oznacza to automatycznej odpowiedzialności — nadal trzeba zbadać jej przesłanki i pozostałe wyłączenia. Przy częściowej kompensacie i dopłacie w MPP trzeba osobno ocenić zakres ochrony; nie można zakładać, że dowolny częściowy przelew zabezpiecza całą transakcję. Czym innym jest rozliczenie samej kwoty netto przez potrącenie i zapłata całego VAT w MPP: kwotę netto można rozliczać osobno.

Czego podzielona płatność nie załatwia?

Nie potwierdza, że usługa rzeczywiście została wykonana, i nie daje automatycznie prawa do odliczenia VAT. Trzeba rozdzielić wyłączenie odpowiedzialności za zaległość usługodawcy z art. 105a od innych skutków wadliwej faktury lub nadużycia prawa.

Nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT wykazanego na fakturach dokumentujących fikcyjne usługi niematerialne. Dotyczy to tzw. pustych faktur: dokument istnieje, ale opisane prace nie zostały wykonane. Sam przelew MPP tego nie naprawi. Wynika to z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT.

Art. 108c reguluje odrębne korzyści związane m.in. z sankcjami i odsetkami oraz ich ograniczenia przy świadomym opłacaniu nierzetelnych faktur. Nie należy utożsamiać tych zasad z treścią wyłączenia z art. 105a. Podstawy porównania: ustawa o VAT, art. 108a i 108c, oraz nowelizacja z 4 września 2026 r.

Jak sprawdzić kontrahenta i udokumentować usługę?

Z dokumentów powinno wynikać, kto, co i za jaką cenę wykonał. W przypadku usług niematerialnych efekt pracy bywa trudniejszy do pokazania niż dostawa towaru. Należyta staranność przy zakupie oznacza w praktyce sprawdzenie wykonawcy i warunków zlecenia oraz zachowanie dokumentów wyjaśniających transakcję.

Poniższa lista jest propozycją organizacji zakupów, a nie ustawowym formularzem ani gwarancją uniknięcia odpowiedzialności:

1. Ustalenie wykonawcy i zakresu prac. Dane kontrahenta, opis usługi, terminy i sposób odbioru powinny znaleźć się w umowie lub zaakceptowanym zamówieniu.
2. Sprawdzenie kontrahenta. Weryfikacja zaczyna się od sprawdzenia w wykazie podatników VAT statusu podatnika, danych wykonawcy i rachunku. Warto zachować wynik z datą weryfikacji. Wpis w rejestrze nie dowodzi jednak, że konkretna usługa została wykonana albo że podatek z niej został zapłacony.
3. Porównanie usługi z załącznikiem nr 16. Przy wątpliwościach należy wyjaśnić klasyfikację przed większym zleceniem, zamiast polegać na ogólnej nazwie na fakturze.
4. Zachowanie uzasadnienia nietypowej ceny. Rabat sam w sobie nie jest problemem; ważne, żeby było wiadomo, skąd się wziął.
5. Gromadzenie śladów wykonania. Przy reklamie mogą to być raporty kampanii, przy oprogramowaniu protokoły odbioru i dokumentacja wdrożenia, a przy doradztwie konkretne opracowanie lub korespondencja.
6. Kontrola miesięcznej wartości usług nabywanych od jednego wykonawcy. Zestawienie powinno rozdzielać kwoty netto i brutto, a wyznaczona osoba monitorować zbliżanie się do limitu.
7. Uzgodnienie zasad płatności. W firmie powinno być jasne, kto decyduje o MPP i kto sprawdza prawidłowość wykonania przelewu.

W małej firmie wystarczy często uporządkowany folder i proste zestawienie zakupów. Istotne jest, aby dokumentację miała osoba odpowiedzialna za rozliczenia, a nie tylko pracownik, który zamawiał usługę. Księgowy widzący samą fakturę może nie znać warunków negocjacji ani sposobu wykonania prac.

Zakres danych dostępnych w rejestrze opisuje KAS w informacji o wykazie podatników VAT. Sprawdzenie rejestru stanowi jeden z elementów oceny, obok dokumentacji i warunków zakupu.

Od kiedy obowiązuje rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej?

Rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej na wskazane usługi wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z art. 3 nowelizacji nowe brzmienie art. 105a stosuje się do usług, dla których obowiązek podatkowy powstał od dnia wejścia ustawy w życie.

Nie wystarczy więc spojrzeć wyłącznie na datę podpisania umowy albo dzień przelewu. Przy zleceniach na przełomie roku, zaliczkach i rozliczeniach okresowych trzeba ustalić właściwy moment powstania obowiązku podatkowego. Umowa zawarta w 2026 r. nie daje sama w sobie wyłączenia dla wszystkich usług realizowanych później.

Prezydent podpisał nowelizację ustawy o VAT 25 września 2026 r., a ogłoszono ją 29 września. Przy późniejszej publikacji lub korzystaniu z poradnika warto sprawdzić, czy przepisy nie zostały ponownie zmienione. Źródła: komunikat o podpisaniu ustawy oraz Dziennik Ustaw, poz. 1270, art. 3 i 9.

Jak przygotować firmę do zmian w VAT?

Przygotowania warto zacząć od przeglądu stałych umów na IT, reklamę, księgowość, rekrutację i doradztwo. Pierwszeństwo powinny mieć zakupy o największej wartości oraz transakcje zawierane na nietypowych warunkach. Potrzebny jest jasny podział zadań: kto sprawdza zakres usług, monitoruje miesięczne wydatki u poszczególnych wykonawców i decyduje o sposobie płatności. Umowy, faktury i dokumenty potwierdzające wykonanie prac powinny trafiać do jednego miejsca. Taki przegląd pomoże przygotować zarówno jednoosobową działalność, jak i większą spółkę do stosowania nowych zasad.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy nabywca zapłaci VAT drugi raz, jeśli usługodawca nie rozliczy faktury?

Nie automatycznie. Odpowiedzialność solidarna wymaga spełnienia ustawowych przesłanek, w tym wiedzy lub uzasadnionych podstaw do przypuszczenia, że podatek nie zostanie zapłacony. Trzeba też sprawdzić wyłączenia odpowiedzialności.

Czy faktura na dokładnie 15 000 zł brutto jest chroniona limitem?

Nie. Wyłączenie z art. 105a ust. 3 pkt 7 dotyczy faktur poniżej 15 000 zł brutto. Dokładnie 15 000 zł nie spełnia tego warunku. Nie przesądza to jednak o odpowiedzialności nabywcy.

Czy limit 50 000 zł liczy się netto czy brutto?

Netto. Przepis odnosi się do wartości tych usług bez podatku, nabytych w danym miesiącu od jednego usługodawcy. Wyjątek od ochrony małych faktur pojawia się po przekroczeniu 50 000 zł, nie przy kwocie równej limitowi.

Czy sumuje się zakupy od wszystkich dostawców usług?

Nie. Miesięczny limit odnosi się do jednego podmiotu świadczącego te usługi. Zakupów od niezależnej agencji reklamowej i odrębnej firmy programistycznej nie sumuje się ze sobą na potrzeby tego limitu. Sumuje się natomiast różne usługi z załącznika nr 16 kupione od tego samego wykonawcy, np. księgowość i doradztwo biznesowe objęte wykazem.

Czy nowe zasady obejmują księgowość i reklamę?

Tak. W załączniku nr 16 wskazano usługi rachunkowo-księgowe PKWiU 69.20.2 oraz usługi reklamowe PKWiU 73.1. Odpowiedzialność zależy jednak także od pozostałych warunków, a nie od samej nazwy zakupionej usługi.

Czy każda faktura za IT wymaga zapłaty w split payment?

Nie wynika to z samego objęcia usługi załącznikiem nr 16. Dobrowolny MPP może zapewniać wyłączenie odpowiedzialności solidarnej. Obowiązkowy MPP trzeba oceniać odrębnie według art. 108a i załącznika nr 15.

Czy nowe przepisy dotyczą również małej działalności gospodarczej?

Tak, mogą jej dotyczyć. Przepis odwołuje się do podatnika z art. 15 ustawy o VAT, a nie wyłącznie do dużych spółek. Przy mniejszych zakupach istotne będzie zwłaszcza prawidłowe sprawdzenie wyłączenia kwotowego.

Czy umowa podpisana w 2026 r. wyłącza nowe zasady?

Nie. Decydujące dla przepisu przejściowego jest powstanie obowiązku podatkowego dla usługi, a nie sama data zawarcia umowy. Przy realizacji na przełomie lat trzeba ustalić ten moment dla konkretnego rozliczenia.

Podsumowanie

Odpowiedzialność solidarna za VAT od usług niematerialnych wymaga uważniejszego podejścia do zakupów, ale nie oznacza automatycznej odpowiedzialności za każdego kontrahenta. Podstawą jest właściwa klasyfikacja usług, rozróżnienie brutto na fakturze i netto w miesięcznym limicie, dokumentowanie wykonania prac oraz dobór sposobu zapłaty. Najwięcej daje prosty proces, który działa przy każdej większej transakcji.